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En el dinámico mundo empresarial actual, alcanzar la máxima eficiencia y mantener un control riguroso son elementos cruciales para el éxito sostenible.
Mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, el sistema encuentra documentos no solo por el nombre del archivo sino también por su contenido, (sea a mano o digital), puesto que el sistema analiza y comprende el texto dentro del documento, facilitando la localización de la información que necesitan sin tener que recordar el nombre exacto del archivo
VER MÁSPueden crear y diseñar formularios de forma rápida y sencilla adaptándolos a sus requerimientos específicos para los procesos internos y externos de la compañía, es decir, permite interactuar con clientes, proveedores o cualquier otra entidad externa de la cual necesiten cierta información
VER MÁSIntegrado perfectamente con los datos de los formularios, Filedesk permite llevar una trazabilidad de aprobaciones sobre los procesos y pedidos. Además, puede automatizar el envío de correos electrónicos con los pedidos o documentaciones aprobadas anteriormente. Agilizando la comunicación con empleados, clientes y socios comerciales.
VER MÁSEl sistema simplifica el proceso de la validación de documentos en su empresa al automatizarlo, siguiendo reglas concretas adaptadas a sus necesidades y requisitos particulares. Esto significa que pueden establecer criterios de validación, verificar campos obligatorios, realizar cálculos automáticos, entre otros. Evitando así, el error humano y demoras en la revisión de documentos.
VER MÁSGenera gráficas de manera automática con los datos que se indiquen y tiene la capacidad de mostrar con claridad los patrones, tendencias y relaciones importantes entre información. Además, se puede elegir entre una variedad de tipos de gráficos para analizarlos y presentarlos de la forma más adecuada para sus necesidades.
VER MÁSGracias al reconocimiento inteligente del tipo de archivo, Filedesk identifica, organiza y almacena los archivos de manera automática de acuerdo a la categoría correspondiente del documento. También, pueden definir rutas preestablecidas y con tan solo subir el documento se crearán carpetas automáticamente. De esta manera, se garantiza que la empresa tenga una estructura de almacenamiento coherente y ordenada.
VER MÁSPueden establecer una jerarquía de los empleados de acuerdo con sus cargos, facilitando la identificación de roles y responsabilidades en el manejo de la documentación. Además, se pueden otorgar permisos específicos a cada usuario de acuerdo a su rol, asegurando que solo tengan acceso a la información relevante y necesaria para llevar a cabo sus funciones.
VER MÁSDe forma automática, el software se encarga de aplicar un sistema de encriptación a los documentos que se suben a la plataforma para proteger la información, ya que los convierte en códigos ilegibles para cualquiera que intente acceder a la información sin autorización. Además, para el inicio de sesión en la plataforma, se puede implementar un doble factor de autenticación para una mayor seguridad de quienes pueden o no ingresar a Filedesk.
VER MÁSDe acuerdo a los parámetros gubernamentales y regulaciones de la industria, Filedesk permite crear tablas personalizadas para la retención y eliminación de documentos. Esto lo aplica de forma automática a un archivo ingresado, puesto que identifica el tipo de documento y le asigna la caducidad y fecha de eliminación, de acuerdo con las políticas preestablecidas en las tablas de retención
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